La gestió documental al departament de comptabilitat
Les empreses tenen a les seves mans una important quantitat d’informació. que es concentra en gran part en el departament de comptabilitat. Aquesta secció de les companyies conté albarans, factures, notes de despesa, etc. que moltes vegades es gestionen en paper i de forma manual. La gestió manual implica un alentiment de tots els processos, que deriva en una disminució de la productivitat.
És obvi que els recursos d’una empresa són limitats, però es pot tractar la informació d’una forma més eficaç: amb un sistema de gestió documental intel·ligent que permeti l’automatització de processos i faciliti el treball del personal.
Els avantatges d’un gestor documental
Amb una solució tecnològica com eBit EasyDocs, el temps dedicat a guardar o a recuperar la informació es redueix considerablement. La mitjana de temps que es gasta en tractar un document de forma manual són 30 segons. Així, amb un sistema convenient una empresa es pot estalviar centenars d’hores al mes i dedicar-les a tasques més productives.
De la mateixa manera, la gestió d’albarans consumeix molt temps. El gestor documental facilita aquest procés i redueix costos, amb la possibilitat d’utilitzar els dispositius mòbils o tablets per a escanejar o capturar els albarans d’entrega i enviar-los a l’oficina.
Les respostes a les consultes de proveïdors i clients també es veuen afectades. Una de cada 10 factures requereixen seguiment, i en paper es poden dedicar fins a 30 minuts a resoldre dubtes com quantitats incorrectes o errors humans. L’automatització del procés de buscar la factura a l’arxiu, revisar-la, fer la gestió, etc. consumeix un temps preuat que es pot estalviar amb un sistema intel·ligent. Així, el client també queda molt més satisfet.
La implementació d’un software de gestió documental dins un departament de comptabilitat permet a les organitzacions desenvolupar-se i mirar cap endavant. Això és possible gràcies a eBit EasyDocs, el gestor documental de Biton. Posa’t en contacte amb nosaltres per a més informació.