Gestió Documental

eBit EasyDocs és un gestor documental adaptable a les necessitats pròpies de la companyia, que et permet:

  • Digitalitzar la documentació.
  • Automatitzar els processos de treball.
  • Buscar informació de manera centralitzada.
  • Simplificar l’accés a documents.
  • Firmar electrònicament els teus documents.
  • Evitar la pèrdua o dispersió de documents.
  • Reduir els costos.
  • Eliminar el paper.

Les solucions estan pensades per a agilitzar, sistematitzar i simplificar les tasques dels nostres clients i el desenvolupament de solucions específiques d’acord amb la casuística de cada empresa, recolzats en l’experiència i capacitat dels qui formem part de la companyia.

Aplicacions

Problemàtica a Solucionar

Quina és la formació dels meus treballadors? Quina experiència professional han tingut abans de treballar amb nosaltres?

Descripció del Producte

Amb la solució d’arxivament d’expedients de personal tindràs digitalitzada tota la informació referent als teus treballadors. Permet un accés senzill a la informació i l’automatització de processos propis de la gestió de recursos humans com actualitzar currículums, altes i baixes, etc.

Característiques Tècniques

Ràpid accés a la informació digitalitzada. Edició i alta de dades pel propi treballador de recursos humans sense necessitat de coneixements propis d’informàtica. Client web 24×7.

Beneficis

Tenir sempre la informació actualitzada i facilitar els processos del departament de RRHH.

Problemàtica a Solucionar

Quan el departament legal treballa amb una gran quantitat de contractes, és molt comú no conèixer la seva ubicació específica, quina ha estat l’última versió modificada o bé qui l’ha aprovat.

Descripció del Producte

Solució per l’arxivament digital de contractes, l’automatització del procés de revisió i aprovació, així com la gestió dels venciments.

Característiques Tècniques

La solució permet la creació d’un arxiu digital pels contractes de la companyia. D’aquesta forma disposaràs d’un repositori digital que et facilitarà els processos de recerca, revisió i aprovació dels contractes, així com la gestió dels venciments associats.

Beneficis

Més control de la documentació contractual.

Problemática a Solucionar

Quantes vegades se t’ha traspaperat un document? La quantitat de papers que genera una assessoria o bufet fa que la informació estigui totalment dispersa i difícilment accessible. Això comporta, en molts casos, processos ineficients i una mala imatge de cara al client.

Descripció del Producte

Amb la solució de gestió de la documentació per assessories i bufets podràs digitalitzar els documents, facilitant la seva gestió i la seva posterior descarga via web.

Característiques Tècniques

Digitalització de la documentació. Automatització dels processos de treball. Simplificar l’accés a expedients i contractes. Possibilitat de descàrrega via web.

Beneficis

Evitar la pèrdua de documents i millorar l’accés als mateixos, coneixent l’estat en tot moment de cada expedient o document. Facilitar aquest accés als nostres clients en cas que sigui necessari.

Problemàtica a Solucionar

Especialment en el sector de la distribució i logística, és de summa importància la bona gestió de l’entrega de mercaderies, així com de les incidències que es puguin produir en determinat moment.

Descripció del Producte

Gràcies a la digitalització dels albarans i mitjançant la indexació en un repositori documental, podràs dur a terme la gestió d’incidències d’una forma més àgil. L’accés a la documentació en centres d’atenció al client s’efectua de manera senzilla i fins i tot permet la implementació d’un autoservei web.

Característiques Tècniques

Digitalització dels albarans d’entrega. Indexació a un repositori documental. Accés a la imatge integrada a l’aplicació corporativa. Arxiu digital: facilitat de consulta, ràpid accés.

Beneficis

Facilitar la resolució de dubtes, incidències i consultes sobre entregues de mercaderies.

Problemàtica a Solucionar

Any rere any, la quantitat de paper acumulat augmenta fins a fer-se immanejable. Ocupa molt espai, la informació és de difícil accés i, per tant, dificulta les tasques de consulta. A més, és fàcil perdre documentació a l’estar mal organitzada.

Descripció del Producte

Digitalització certificada de documents acreditatius en declaracions per a l’Administració (Hisenda): factures de proveïdors, rebuts de pagament, etc. Aquesta solució permet destruir el document original en paper una vegada ha estat digitalitzat.

Característiques Tècniques

Permet convertir un document de paper en una imatge digital codificada i firmada digitalment, permetent la destrucció del suport paper. El document s’ha de registrar en un repositori documental amb un registre d’auditoria, que al seu torn també s’ha de firmar.

Beneficis

Destrucció del paper. Millorar la gestió de la documentació. Optimitzar l’espai.

Problemàtica a Solucionar

Els formularis en paper són una eina molt eficaç per a recollir informació, però prenen més importància si els podem explotar des de les nostres aplicacions informàtiques.

Descripció del Producte

Amb la solució de captura de formularis podràs digitalitzar els formularis en suport paper, extreure de manera automatitzada la informació i integrar-la amb les teves aplicacions. A més, conservaràs els formularis a un arxiu digital, amb una consulta més àgil i senzilla.

Característiques Tècniques

Digitalitzar els formularis per a conservar tota la informació. Annexar la imatge digitalitzada al registre del formulari. Arxivar les dades i la imatge al gestor documental. Integrar les dades a una aplicació. Consulta dels formularis de forma àgil.

Beneficis

Optimitzar processos de captura de dades basats en l’ús de formularis.

Problemàtica a Solucionar

Especialment en organismes públics, és de gran importància l’automatització del registre d’entrada i sortida de documents per tal de millorar el seu control i evitar la pèrdua d’informació.

Descripció del Producte

Gràcies a la solució de registre d’entrada i sortida crearàs un arxiu digitalitzat que et facilitarà l’automatització del registre, així com el control posterior de la documentació.

Característiques Tècniques

Control i seguiment de la documentació d’entrada i sortida. Registre de la documentació i emmagatzament a un arxiu digital. Timbrat o segell electrònic.

Beneficis

Millora de la gestió d’entrada i sortida.