Gestió Documental

Quina és la formació dels meus treballadors? Quina experiència professional han tingut abans de treballar amb nosaltres?

Amb la solució d’arxivament d’expedients de personal tindràs digitalitzada tota la informació referent als teus treballadors. Permet un accés senzill a la informació i l’automatització de processos propis de la gestió de recursos humans com actualitzar currículums, altes i baixes, etc.

Ràpid accés a la informació digitalitzada. Edició i alta de dades pel propi treballador de recursos humans sense necessitat de coneixements propis d’informàtica. Client web 24×7.

Tenir sempre la informació actualitzada i facilitar els processos del departament de RRHH.

Quan el departament legal treballa amb una gran quantitat de contractes, és molt comú no conèixer la seva ubicació específica, quina ha estat l’última versió modificada o bé qui l’ha aprovat.

Solució per l’arxivament digital de contractes, l’automatització del procés de revisió i aprovació, així com la gestió dels venciments.

La solució permet la creació d’un arxiu digital pels contractes de la companyia. D’aquesta forma disposaràs d’un repositori digital que et facilitarà els processos de recerca, revisió i aprovació dels contractes, així com la gestió dels venciments associats.

Més control de la documentació contractual.

Quantes vegades se t’ha traspaperat un document? La quantitat de papers que genera una assessoria o bufet fa que la informació estigui totalment dispersa i difícilment accessible. Això comporta, en molts casos, processos ineficients i una mala imatge de cara al client.

Amb la solució de gestió de la documentació per assessories i bufets podràs digitalitzar els documents, facilitant la seva gestió i la seva posterior descarga via web.

Digitalització de la documentació. Automatització dels processos de treball. Simplificar l’accés a expedients i contractes. Possibilitat de descàrrega via web.

Evitar la pèrdua de documents i millorar l’accés als mateixos, coneixent l’estat en tot moment de cada expedient o document. Facilitar aquest accés als nostres clients en cas que sigui necessari.

Especialment en el sector de la distribució i logística, és de summa importància la bona gestió de l’entrega de mercaderies, així com de les incidències que es puguin produir en determinat moment.

Gràcies a la digitalització dels albarans i mitjançant la indexació en un repositori documental, podràs dur a terme la gestió d’incidències d’una forma més àgil. L’accés a la documentació en centres d’atenció al client s’efectua de manera senzilla i fins i tot permet la implementació d’un autoservei web.

Digitalització dels albarans d’entrega. Indexació a un repositori documental. Accés a la imatge integrada a l’aplicació corporativa. Arxiu digital: facilitat de consulta, ràpid accés.

Facilitar la resolució de dubtes, incidències i consultes sobre entregues de mercaderies.

Any rere any, la quantitat de paper acumulat augmenta fins a fer-se immanejable. Ocupa molt espai, la informació és de difícil accés i, per tant, dificulta les tasques de consulta. A més, és fàcil perdre documentació a l’estar mal organitzada.

Digitalització certificada de documents acreditatius en declaracions per a l’Administració (Hisenda): factures de proveïdors, rebuts de pagament, etc. Aquesta solució permet destruir el document original en paper una vegada ha estat digitalitzat.

Permet convertir un document de paper en una imatge digital codificada i firmada digitalment, permetent la destrucció del suport paper. El document s’ha de registrar en un repositori documental amb un registre d’auditoria, que al seu torn també s’ha de firmar.

Destrucció del paper. Millorar la gestió de la documentació. Optimitzar l’espai.

Els formularis en paper són una eina molt eficaç per a recollir informació, però prenen més importància si els podem explotar des de les nostres aplicacions informàtiques.

Amb la solució de captura de formularis podràs digitalitzar els formularis en suport paper, extreure de manera automatitzada la informació i integrar-la amb les teves aplicacions. A més, conservaràs els formularis a un arxiu digital, amb una consulta més àgil i senzilla.

Digitalitzar els formularis per a conservar tota la informació. Annexar la imatge digitalitzada al registre del formulari. Arxivar les dades i la imatge al gestor documental. Integrar les dades a una aplicació. Consulta dels formularis de forma àgil.

Optimitzar processos de captura de dades basats en l’ús de formularis.

Especialment en organismes públics, és de gran importància l’automatització del registre d’entrada i sortida de documents per tal de millorar el seu control i evitar la pèrdua d’informació.

Gràcies a la solució de registre d’entrada i sortida crearàs un arxiu digitalitzat que et facilitarà l’automatització del registre, així com el control posterior de la documentació.

Control i seguiment de la documentació d’entrada i sortida. Registre de la documentació i emmagatzament a un arxiu digital. Timbrat o segell electrònic.

Millora de la gestió d’entrada i sortida.