Entrevista a Grup Batallé: la gestió documental a la indústria cárnia

Grup Batallé és un conjunt d’empreses dedicades a la indústria càrnia amb més de 100 anys de tradició. Parlem amb Jordi Costa, Responsable d’Administració sobre els avantatges de la implementació de la gestió documental i la tecnologia en aquest sector.

• A què es dedica el grup?

Grup Batallé té tot el procés productiu de la carn de porc totalment integrat. Tenim granges de porc, on es crien els porcs, i després tenim un escorxador. On estem fent ara l’entrevista és Cárnica Batallé, l’empresa mare, i aquí té lloc l’especejament del porc. Es talla a trossos i es ven tant dins d’Espanya com a la Unió Europea i fora gràcies a l’exportació. De fet, pràcticament el 65% de la producció es dedica a l’exportació. A més, fem els pernils curats. Nosaltres tenim una particularitat, i és que tenim una raça pròpia de porc, el Duroc, i això ens dóna un avantatge competitiu pel que fa a la resta de proveïdors de porc. Aquesta raça té una carn més gustosa, més magra i és més valorada pel mercat.

• Quines característiques té l’ús de la gestió documental a la indústria càrnia?

El producte carn no té particularitats, però sí que vull recalcar que, quan una empresa es dedica a l’exportació, aquesta eina té un gran potencial per la documentació que es genera.

• La indústria exportadora genera molta més documentació…

És així. És moltíssima la documentació que genera una venda intracomunitària a Europa o una venda d’exportació per a països fora de la UE. Aquí ho hem pogut digitalitzar tot, gestionar-ho tot a través de la gestió documental, i fins i tot ens ha permès trossejar el procés que segueix l’exportació a través dels documents. Així podem saber en quin moment de la venda ens trobem.

Abans teníem carpetes i anàvem afegint fulls dins… Ara mateix tenim més de 200 contenidors de 25.000 quilos al mar, imagina’t el caos que seria tenir 200 carpetes amb papers.

• I com ho feu amb els controls sanitaris?

També es generen automàticament. Des del Ministeri ens envien documentació a mesura que ens autoritzen a exportar i això ho reenviem al sistema de gestió documental directament. Tot està automatitzat per número de comanda.

• Per què us vau decidir per la gestió documental de Biton? Per on es va començar?

El primer que vam fer va ser utilitzar el sistema de gestió documental per gestionar les factures de proveïdors. Abans teníem un mecanisme manual amb paper, totalment rudimentari. Arribaven les factures a paper, o fins i tot mitjançant PDF que s’imprimia a posteriori. Després, aquesta factura es comptabilitzava i un treballador es desplaçava fins als diferents departaments de l’empresa perquè validessin que la factura era correcta. Això suposava unes despeses enormes de personal, errors, retards, ineficiències i una feina immensa d’arxiu i manipulació de paper. Estem parlant de més de 800 factures al mes. Va arribar un moment en què era inviable i vam optar per implementar la gestió documental de Biton per estandarditzar el procés de comptabilització de factures de proveïdors i la seva aprovació. Biton ens va proposar eBit EasyDocs, i ens vam llançar de cap al projecte. Ens ha permès agilitzar el circuit i controlar totalment el procés. Abans podíem trigar fins a 20 dies a fer tot el circuit, i ara la mitjana es troba per sota dels 3 dies. En aquests 3 dies hem rebut la factura, l’hem comptabilitzada, està aprovada i preparada per pagar.

“Abans podíem trigar fins a 20 dies a fer tot el circuit, i ara la mitjana es troba per sota dels 3 dies”.

• Aleshores, heu notat que hi ha un retorn de la inversió?

Sí que n’hi ha, però és molt difícil de calcular. Et puc dir que, en el moment en què vam optar per la gestió documental, estàvem a punt de contractar una nova persona al departament només per comptabilitzar factures, cosa que ens vam estalviar amb la gestió documental. A més, no estem comptant les despeses en papers, manipulació, hores… Es podria comptabilitzar, però no cal. És obvi que l’empresa ha guanyat amb Biton i la seva gestió documental.

• Quins són els departaments que es beneficien més de la gestió documental?

El projecte neix al departament de comptabilitat, però qualsevol departament que aprovi factures (manteniment, departament de compres, de recursos humans, d’exportació, etc.) s’ha hagut d’adaptar a fer-ho mitjançant una pantalla. Això es fa a tots els departaments i s’ha acceptat molt bé. La prova és que, en altres departaments, s’ha demanat un sistema semblant per gestionar la seva documentació. Així han nascut altres projectes de la mà de Biton, en què s’ha adaptat la gestió documental.

• A més de la gestió documental, a Batallé aposteu per altres tecnologies?

El que sí que té de característica la indústria càrnia és que, tecnològicament, és un sector molt avançat. A més, s’han creat clústers i patronals que han posat molts diners perquè totes les empreses avancin juntes i innovin tecnològicament. Hi ha associacions que ens coordinen perquè tecnifiquem el procés productiu. Va començar ja fa 15 o 20 anys, amb robots, cintes, detectors de metalls molt avançats, etc. Hi ha tota una indústria semblant a la que pot tenir la indústria de fabricació dautomòbils. Ara comencem a fer el mateix però en altres sectors que van més enllà de la producció, com ara el departament d’administració. A Grup Batallé vam ser dels primers a implementar la gestió documental a la zona, i moltes empreses ens han vingut a conèixer per veure el producte i poder utilitzar la mateixa eina.

• Teniu algun projecte de digitalització que es pugui explicar?

Ara mateix estem en un procés en què volem replicar a altres departaments l’èxit que hem tingut amb la gestió documental, tant en l’àmbit de les factures de proveïdor com en la documentació de les exportacions. Un dels reptes que tenim és entrar el sistema de gestió documental a la producció. Ara començarem també un projecte de digitalització de la gestió de les etiquetes, productes a tots els idiomes, etc. Pel que fa a altres processos tecnològics, sempre anem innovant sobretot quant a maquinària. Per exemple, estem provant un arc que llegeix tots els codis de barres de les caixes, encara que estiguin amagats. També digitalitzarem la documentació del departament de RRHH i hi afegirem la firma electrònica.

• Tornant a la gestió documental, una comanda petita d’una carnisseria comporta el mateix treball que un contenidor de 25.000 quilos.

Exacte. Els carnissers, els petits fabricants d’embotits, etc. et poden trucar, enviar un correu electrònic o un WhatsApp a qualsevol hora, i això genera una feina brutal. Has de tenir un treballador que atengui la trucada, a l’hora que vulgui el client, que pot ser tant a les 11 de la nit com a les 5 del matí, passar la comanda, preparar-ho, etc. Aquest circuit és un altre dels que estem mirant com optimitzar, perquè els nostres interlocutors continuaran fent la comanda de la manera que els vagi millor i voldríem poder generar-la directament al nostre sistema.