Gestió documental: quins beneficis té?

Les companyies tracten una enorme quantitat d’informació, molt difícil de gestionar amb els sistemes d’emmagatzament manual. Les eines tradicionals s’han convertit en un mecanisme antic i eficaç, i durant els últims anys s’han vist substituïdes pels sistemes de gestió documental. Aquests sistemes utilitzen processos per a optimitzar el flux dels documents, unificant la informació per tal que tots els usuaris que tinguin permís puguin tenir accés a ella.

La gestió documental, a més, permet una recerca simple però a la vegada avançada de la informació emmagatzemada. D’aquesta manera, el temps de les operacions es redueix considerablement, mentre que la seguretat aumenta.

Tipus de beneficis

Podem diferenciar entre qualitatius i quantitatius els beneficis d’implementar un sistema de gestió documental. Els qualitatius inclouen la minimització d’errors per la gestió manual, la velocitat amb la què es duen a terme els negocis, l’optimització de l’experiència de l’usuari, etc. Entre els quantitatius es troben la disminució de costos (menys material d’impressió i espai físic de documents), l’estalvi d’hores i l’augment de la productivitat de l’organització.

A més, implementar un sistema d’aquestes característiques permet eliminar el paper i beneficia el medi ambient, ajudant a complir amb la responsabilitat social corporativa. La implementació d’un software de gestió documental en un departament de comptabilitat permet a les organitzacions desenvolupar-se i mirar cap endavant. Això és possible gràcies a eBit EasyDocs, el gestor documental de Biton. Posa’t en contacte amb nosaltres per a més informació.