Per què hauries d’eliminar el paper de la teva empresa?

Estem molt acostumats al paper. Els egipcis van inventar el papir, i des de llavors la humanitat s’ha familiaritzat amb els diferents suports d’escriptura. El pergamí dels xinesos i els àrabs es va transformar en el què avui coneixem gràcies a la impremta del món modern. Les idees llavors es van començar a difondre en massa, i en el paper s’ha plasmat gran part de la nostra història.

La utilització global d’aquest material va fer que es comencessin a gastar grans quantitats en molts àmbits. Un exemple d’això ho trobem avui dia a les oficines de les empreses. L’ús romàntic del paper com a garantia de “legalitat”, de “seguretat”, de “personalitat” o de “comoditat” va lligat en realitat a la dificultat del canvi de cultura. Un canvi que costa en les ments individuals, però més en els col·lectius dins les empreses.

Eliminar el paper, garantia d’estalvi

Això succeeix per falta de coneixement i per la por generalitzada que es té als reptes i a tot allò “nou”. I és que, encara que molts consideren que no és possible imaginar una oficina sense paper, en l’actualitat no és només possible, sinó molt recomanable prescindir dels documents en format físic.

Fixant-nos només en l’aspecte econòmic, treballar de forma totalment digital és sinònim directe d’estalvi. Per a una empresa de 500 treballadors, per exemple, automatitzar els processos significaria un estalvi aproximat de 60.000€ anuals.

Per què es produeix aquest estalvi? Pensa en la quantitat d’espai que ocupen els arxivadors al centre de ciutats amb lloguers pels núvols. Arxivadors que contenen milers i milers de fulles que perjudiquen la sostenibilitat i el medi ambient. Pensa també en quant es tarda a buscar una factura cada cop que s’ha de fer una gestió, o en els problemes que comporta la pèrdua o el desgast de qualsevol document pel pas del temps.

Així, existeixen molts beneficis en la implementació de mesures que minimitzin l’ús del paper. A Biton disposem d’un sistema de gestió documental anomenat eBit Easy Docs, que permet optimitzar les tasques al màxim i tenir els equips satisfets i eficients. Automatitza tasques que abans eren tedioses, i el client és el principal interessat; el servei que li és ofert es veu afectat molt positivament. Amb aquesta eina, les organitzacions també poden decidir qui accedeix a què per tal d’assegurar les dades i la informació confidencial. A més, inclou un servei de firma electrònica totalment segura i legal, amb la què pots firmar des de qualsevol dispositiu, en qualsevol moment i lloc del món.

I tu, què faràs perquè la teva empresa no quedi obsoleta?