La gestió documental: clau per guanyar temps, seguretat i competitivitat

La gestió documental és molt més que arxivar documents: és la disciplina que permet capturar, organitzar, protegir i accedir a tota la documentació d’una empresa —tant en paper com en format digital— d’una manera eficient, controlada i segura.

Un dels principals beneficis és la centralització de la informació: tota la documentació s’emmagatzema en un únic repositori accessible des de qualsevol dispositiu, evitant la dispersió, les duplicacions o la pèrdua d’arxius importants.

A més, l’automatització dels processos documentals genera estalvi econòmic i operatiu. Segons estudis del sector, molts treballadors dediquen més de 15 minuts diaris a buscar arxius. Aquest temps es redueix dràsticament amb un bon sistema documental, eliminant tasques manuals, repetitives o subjectes a errors humans.

Funcionalitats avançades de la gestió documental

La gestió documental també ofereix funcionalitats avançades com la indexació intel·ligent, el control de versions, els fluxos de treball automatitzats, la gestió de permisos i la col·laboració en temps real. Aquestes eines agilitzen els processos interns, milloren la traçabilitat i ajuden a complir amb normatives internes i externes.

Davant la creixent preocupació per l’eficiència i la sostenibilitat, digitalitzar els documents no només facilita la feina diària, sinó que també redueix l’ús de paper i la petjada ecològica de les empreses, en eliminar impressions innecessàries i alliberar espai físic.

Vols veure com funciona a la pràctica? Mira el nostre vídeo explicatiu sobre gestió documental aquí: