6 consells per a implementar la gestió documental

Les companyies segueixen avançant en l’àmbit de la transformació digital sense intenció de frenar, tenint com un dels principals objectius l’optimització de la gestió documental. En aquest sentit, les empreses busquen reduir l’ús del paper, incrementar la productivitat, estalviar espais i disminuir les sancions.

Sense cap dubte, les grans organitzacions no deixen de banda la tecnologia, donat que per a elles és indispensable organitzar i agilitzar els processos i la gran quantitat d’informació amb la qual treballen. Per això és necessària la implementació de software especialitzats i, en concret, els Sistemes de Gestió Documental. Aquests ajuden a reduir més de la meitat dels costos. Al mateix temps, augmenten la productivitat, sempre i quan s’incorporin a les empreses de forma correcta. Per això, és important tenir en compte els següents factors.

Implementar la gestió documental de forma correcta

1. Ser conscient del valor d’un arxiu digital. El 40% del temps d’un administratiu és dedicat a treballar amb arxius. El 20%, a buscar informació, i la resta a activitats de valor.
2. Tenir un equip multidisciplinari. Experts en temes legals, arxiu i altres camps com els sistemes d’informació són essencials pel canvi de l’empresa.
3. Organitzar las necessitats de la companyia. Preparar un diagnòstic és útil per a identificar les necessitats de la gestió documental.
4. Tenir en compte la normativa. S’han de dur a terme els canvis de manera legal, comptant amb sistemes que funcionin d’acord amb la normativa.
5. Integració amb tecnologies ja existents. Moltes de les tecnologies prèviament exitents a les empreses (com els ERP) poden integrar-se i combinar-se amb la gestió documental, i serveixen per a enrobustir i optimitzar els recursos.
6. Un expert aliat. Comptar amb l’ajuda d’un especialista és molt recomanable per a analitzar les necessitats, implementar i ajudar a utilitzar la solució tecnològica.

Així doncs, la implementació correcta d’aquestes eines permet a les organitzacions desenvolupar-se i mirar cap endavant. La migració digital d’una forma sostenible és possible gracies a eBit EasyDocs, el gestor documental de Biton. Posa’t en contacte amb nosaltres per a més informació.