IA en la gestió documental: eficiència i transformació real

La Intel·ligència Artificial (IA) ha irromput amb força en tots els sectors, i la gestió documental no n’és una excepció. Ja no n’hi ha prou amb digitalitzar documents: ara es tracta d’automatitzar processos, extreure valor de la informació i facilitar la presa de decisions en temps real.

Un dels canvis més rellevants és l’ús de tecnologies d’OCR avançat (reconeixement òptic de caràcters), que no només converteixen documents físics en digitals, sinó que també interpreten i classifiquen el seu contingut. Això permet eliminar tasques manuals repetitives com la indexació o l’arxiu, reduint errors i millorant la productivitat.

A més, la IA permet extreure dades clau de forma automàtica, com noms, dates, imports o conceptes, sense necessitat de regles predefinides. Això obre la porta a una gestió documental més intel·ligent, on els documents no només s’emmagatzemen, sinó que “treballen” per a l’usuari, alimentant processos i sistemes de forma automàtica.

Més aplicacions de la IA

Una altra aplicació destacada és l’automatització de fluxos de treball adaptatius. Per exemple, si un tipus de document requereix sempre la validació d’un responsable concret, el sistema pot detectar-ho i suggerir-ho automàticament. Aquests processos s’optimitzen amb el temps gràcies a l’aprenentatge automàtic (machine learning), que adapta el comportament del sistema a les rutines reals de l’empresa.

També hi ha beneficis en l’àmbit del compliment normatiu i la seguretat, on la IA pot detectar patrons anòmals, accessos indeguts o inconsistències en les dades, reforçant la traçabilitat documental i minimitzant els riscos legals i operatius.

A Biton, incorporem les darreres capacitats en solucions com eBit EasyDocs, amb tecnologies sempre connectades amb els sistemes empresarials existents (ERP, CRM, etc.). Apostar per la IA a la gestió documental no és una moda: és una decisió estratègica per a les organitzacions que volen treballar millor, més ràpid i amb total control.