7 errors crítics a l’inventari d’actius que frenen la teva organització
Un inventari d’actius no només és una obligació comptable: és una eina clau per al control operatiu, l’eficiència i la presa de decisions estratègiques. Tot i això, en molts dels nostres projectes —tant en entitats públiques com en empreses privades— seguim trobant errors recurrents que generen costos ocults, pèrdua de traçabilitat i una visió distorsionada del patrimoni real.
A Biton, després de molt de temps acompanyant organitzacions en la gestió patrimonial i la digitalització dels seus actius (abans com Coresolutions), hem identificat les fallades més freqüents. Aquí els resumim —juntament amb recomanacions pràctiques per evitar-los— per ajudar-te a millorar la fiabilitat i el rendiment del teu inventari.
1. No tindre l’inventari actualitzat
Prendre decisions amb dades obsoletes provoca duplicitats, actius “fantasma” o elements mal ubicats. L’actualització periòdica —especialment en entorns amb molt de moviment— és clau per mantenir una fotografia real del patrimoni. Digitalitzar el procés ajuda a garantir aquesta actualització contínua.
2. No registrar correctament les baixes
És habitual trobar actius amortitzats o assegurats que, en realitat, ja no existeixen físicament. Establir una política clara de baixes evita costos innecessaris, redueix riscos i millora la traçabilitat del patrimoni.
3. Manca d’un sistema d’etiquetatge estàndard
Sense una bona codificació, els controls físics i auditories es tornen lents i propensos a errors. Etiquetes amb codi de barres, QR o RFID -segons el tipus d’actiu- permeten una identificació ràpida, fiable i automatitzable.
4. Duplicitats per mala gestió d’altes i moviments
Quan les entrades, trasllats interns o reassignacions no es registren correctament, apareixen actius duplicats o mal ubicats. Un sistema amb traçabilitat completa evita aquests problemes de consistència.
5. No vincular l’inventari físic amb la comptabilitat
Si l’inventari no es creua amb la comptabilitat, sorgeixen desenquadraments: actius sense valor, valors sense actiu o amortitzacions incorrectes. Alinear tots dos sistemes —físic i comptable— és essencial per garantir rigor i transparència.
6. No assignar responsables als actius
Quan ningú és responsable, es perd el control de l’ús, el manteniment i la localització. Assignar responsables per àrees o categories millora el seguiment i la rendició de comptes.
7. Gestionar-ho tot a Excel (o pitjor, en paper)
Excel pot servir en etapes molt inicials, però esdevé insuficient, lent i propens a errors en organitzacions amb un volum mitjà o alt dactius. Migrar una solució especialitzada —com CoreInvent, la nostra plataforma de gestió patrimonial— permet controlar el cicle de vida complet del patrimoni de manera fiable i escalable.
Una gestió patrimonial eficient comença per un inventari de confiança. Evitar aquests errors no només millora l’eficiència operativa, sinó que redueix costos ocults, millora la transparència interna i el compliment normatiu i aporta una base sòlida per a la presa de decisions estratègiques.
A Biton acompanyem organitzacions públiques i privades amb solucions adaptades, tecnologia pròpia i equips especialitzats en gestió patrimonial i inventaris. Si t’identifiques amb algun d’aquests punts, et podem ajudar.